Сводные таблицы - самый мощный и относительно простой инструмент Excel для анализа данных. С их помощью можно анализировать данные быстро и эффективно, построение сводных таблиц в Excel во многом интуитивно. Достоинств у сводных таблиц много достоинств, но, как и у любого инструмента, у них есть недостатки - об этом мы и поговорим в этой статье.

У сводных таблиц много достоинств…

Начнем обсуждение с достоинств, их немало. Если вы анализируете данные и строите дашборды в Excel, то почти наверняка вы это делаете с помощью сводных таблиц. Сводные таблицы быстрые и эффективные, позволяют вычислять показатели без ошибок. Построив десятки таких таблиц можно уже не проверять итоговые показатели - вы уже уверены, что в них все правильно (разве что можно выборочно проверить пару формул).

Самый большой плюс сводных таблиц в Excel - они реализованы интуитивно, без программирования и формул - достаточно мышкой перетащить поля в таблицу, выбрать агрегирующую функцию - и сводная таблица готова. Также почти не вызывает трудностей добавить диаграмму по сводной таблице, а срезы добавляют таблицам и диаграммам интерактивность. В итоге, сводные таблицы задумывались как удобный, быстрый и интуитивный инструмент анализа данных - и у компании Microsoft это получилось.

…Но есть и существенные недостатки

Выбор агрегирующих функций очень ограничен . Самый главный недостаток, на мой взгляд в том, что встроенных агрегирующих функций явно недостаточно. К примеру, вы выделили исходную таблицу, кликнули на кнопку “добавить сводную таблицу” и перетащили поля на полотно. А теперь пора добавить агрегирующую функцию (сумму, количество значений или среднее), ту, которая требуется для решаемой задачи. Однако, тут вас постигнет разочарование - Excel предлагает не более десятка функций (по крайней мере, в версии Excel 2013 г.), среди которых есть такие экзотические как несмещенная дисперсия . А вот, например, количество уникальных значений мы с помощью сводных таблиц не посчитаем, не добавили такую функцию. Есть функция вычисления среднего, но нет медианы. В этом плане Google таблицы более продвинутые - в них в сводных таблицах доступны несколько десятков функций, включая вышеперечисленные.

Построение сводных таблиц по нескольким связанным таблицам затруднено . Менее существенным, но, все же, недостатком является то, что “из коробки” строить сводные таблицы можно только по одной таблице. В Excel можно строить сводные таблицы на основе нескольких связанных таблиц, но для этого нужно включать и настраивать механизм Data Model. Это сложно и дублирует функционал BI-систем, многие из которых построены на основе облачных технологий и имеют веб-интерфейс. Все-таки, Excel не система бизнес-аналитики, а больше подходит для ситуаций типа “выгрузил таблицу - обработал таблицу”.

Границы применения сводных таблиц

Познакомившись с достоинствами и недостатками сводных таблиц зададимся вопросом: в каких случаях анализировать данные в сводных таблицах, а в каких случаях стоит воспользоваться специализированным ПО? Думаю, что если речь идет об анализе одной таблицы, находящейся у вас на компьютере, и объемом до 300 тыс. записей (примерно треть от возможного числа строк рабочего листа), то лучшие открыть Эксель и обработать данные в сводных таблицах.

Если вы анализируете большие данные (условно, датасеты от 1 млн строк) или данные расположены в клиент-серверных базах данных, то лучше воспользоваться более продвинутыми BI-системами. В них больше возможностей и спектр решаемых задач намного шире.

Подведем итоги

Итак, можно смело утверждать, что сводные таблицы - отличный и несложный инструмент для анализа данных. Однако широта возможностей, к сожалению, была принесена в жертву простоте использования. Но, тем не менее, если вам нужно обработать относительно небольшой датасет в Экселе - не усложняйте, используйте сводные таблицы.