Сводные таблицы - наиболее мощный инструмент для анализа данных в Excel, но не все его применяют. Многие слышали о сводных таблицах, но этот инструмент воспринимается как что-то очень сложное. В данной статье мы рассмотрим, какие возможности предоставляет Excel для профессионала и поймем, когда знания сводных таблиц абсолютно необходимы, а когда их изучение можно отложить.

Все знают Excel… на своем уровне

Без сомнений, Excel - один из лучших инструментов для анализа данных: он предоставляет широчайшие возможности для манипуляций с данными, их агрегирования и визуализации. Самое главное, мы можем пользоваться Экселем на своем уровне, т.е. получается, что каждый может сказать: “я знаю Excel”. У Экселя низкий порог входа - чтобы начать его использовать достаточно просто здравого смысла и знания десятка формул.

Например, вы анализируете семейный бюджет, хотите свести доходы с расходами и построить небольшой график процентов по ипотеке с учетом досрочного погашения. Для этого необходимо внести данные в ячейки, применить несколько формул (СУММ, СУММЕСЛИ, ВПР и т.п.). На выходе вы получите удобный аналитический инструмент. Это работает, вы довольны, поэтому вы говорите, что владеете Экселем (наиболее осторожные говорят: знаю на своем уровне). Вы знаете Эксель, но сводные таблицы вы не применяете, потому что у вас, попросту, нет таких задач.

А теперь пример из профессиональной среды: ежедневно тысячи аналитиков в банках и инвестиционных фирмах вносят в таблицы Excel сотни цифр на множество листов и тем самым прогнозируют прибыль, продажи, интегрируют в свои файлы сценарии (эти Excel-файлы они называют “финансовыми моделями”) и строят графики финансовых показателей - они тоже знают Excel, но только на уже на своем (профессиональном) уровне. Но и вы, и эти продвинутые аналитики не применяют сводные таблицы или делают это эпизодически. Видите, и любители, и профессионалы могут не сталкиваться со сводными таблицами - но это не мешает и вам, и им успешно решать в Экселе свои задачи и “знать Excel”.

Кто и когда применяет сводные таблицы?

А как же сводные таблицы, кто использует их? Мы не упомянули третью категорию профессионалов - аналитики данных и продуктовые аналитики (зачастую, это почти синонимы, их работа построена вокруг данных). Данная категория профессионалов имеет дело с данными, разбросанными по множеству таблиц. Они ставят себе задачи (или получают их) по повышению эффективности бизнеса и разработке новых продуктов. Они собирают данные, агрегируют их, строят диаграммы, делают интерактивные продуктовые дашборды и на основе этого проверяют продуктовые гипотезы: будет ли эффективна рекламная кампания, влияет ли цвет кнопки на конверсию, какой магазин зарабатывает больше всего и т.п. Именно этой категории профессионалов крайне необходимо владеть сводными таблицами.

Сводные таблицы в Excel или BI-системы?

Несмотря на большое распространение продвинутых систем бизнес-аналитики (BI, Business Intelligence), важнейшим способом анализа данных все еще остается Excel. Почему? - Причина в том, что менеджеры привыкли обмениваться эксель-файлами, рядовым сотрудникам проще всего выгрузить данные в Экселе, он всем привычен, т.к. мы о нем знаем на протяжении десятилетий, да еще и установлен он почти на всех компьютерах (чего не скажешь о Python).

Поэтому если вы аналитик в компании, то вас почти наверняка попросят проанализировать данные в Excel - а делать это проще всего с помощью сводных таблиц. Даже аналитикам-разработчикам больших данных иногда все-таки приходится иметь дело со сводными таблицами. В итоге, если вы хотите анализировать данные в Excel и стремитесь делать это быстро и без ошибок - учите сводные таблицы и применяйте их везде, где можно.

Можно ли не изучитать сводные таблицы?

А если вы аналитик, но вам не хочется изучать новый функционал, можете ли вы обойти стороной сводные таблицы? - Да, можете, но я вам не завидую. Действительно, агрегировать продажи по городам и регионам можно и без сводных таблиц (функции СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН вам в помощь). Но, вы, во-первых, будете делать это в несколько раз дольше, во-вторых, вы запросто можете ошибиться (например, съедет диапазон в СУММЕСЛИ), а в третьих, если вам добавят данных, вы потратите целый час на обновление формул. Вообщем, разберитесь со сводными таблицы и будете делать работу быстро и без ошибок.

И последнее о том, нужно ли учить сводные таблицы. Видите дашборд? - Как вам? - выглядит, как минимум, симпатично. Вдобавок, он интерактивен - можно выбрать разные города, временной период, и графики обновятся. Я не знаю как сделать такое без сводных таблиц.

Дашборд приложения доставки из лекции № 4

Подведем итоги

Если вы профессионал, работающий в Excel каждый день - постарайтесь изучить сводные таблицы. Разработчики сделали максимум, чтобы этот инструмент был интуитивным и удобным для анализа данных. Если вы аналитик данных и не знаете сводные таблицы - исправьте это немедленно, найдите адекватный курс сводных таблиц с домашними заданиями и пройдите его. Тогда, уверен, ваша работа станет значительно проще и приятнее, а ваши карьерные перспективы значительно улучшаться. Увы, если в вакансиях требуется знание Excel, то почти наверняка потребуется владеть сводными таблицами.